Définir les besoins nécessaires pour la création de l'événement en France

L'organisation est le coeur du succès événementiel.

hotesse d'accueil en entreprise

Afin de délivrer une parfaite qualité de service, la mise en place de la prestation d'accueil événementielle dépend directement de l'organisation de votre événement, il y'a donc certains paramètres à prendre en compte, comme par exemples:

  1. Les objectifs de l'événement
  2. Vos besoins en personnel - deuxième langues, compétences spécialisées
  3. Détails sur votre entreprise et vos produits à promotionner
  4. Informations sur les missions que le personnel devra appliquer
  5. D'autres détails tels que les exigences sur les uniformes, et autres vêtements

Un détail d'importance qui vise à prévoir l'organisation des éventuelles retouches des uniformes et tenues si nécessaire pendant l'événement.

Le recrutement du personnel événementiel

Vérifier le CV et les informations vous permettant d'identifier l'ensemble du personnel sélectionné et recruté par l'agence.

Mettre en place des réunions de travail

Organiser des entrevues avec les hôtes et hôtesses d'accueil, définir les rôles et responsabilités de chacun pour un déroulement sans failles de l'événement

Les informations contractuelles du personnel

Fournir à la signature du contrat, les détails d'organisation et d'activité de l'événement

Ne pas oublier les informations tels que les horaires et le lieu d'affectation en poste

Établir clairement les structures hiérarchiques de l'agence et du client

Ayez le contrôle de votre événement

Le client doit restez en contact avec le responsable encadrant la prestation événementielle tout au long de sont déroulement, il est conseillé de faire régulièrement un rapport sur les éventuelles préoccupations pour permettre d’apporter des ajustements et mesures correctives, si nécessaire.

Le contrôle qualité

Dans le cadre de la satisfaction client, l'agence doit être en mesure de vous proposer une enquête de satisfaction, pour ce faire:

Remplir le formulaire d'évaluation de la prestation à la fin de l'événement et le retourner à l'agence.

Le débriefing

A l'issu de l'événement, il est important de prendre du temps pour faire un point sur le déroulement de la prestation, il est conseillé d'organiser une réunion qualité avec le client, l'agence prestataire et les hôtes et hôtesses d'accueil afin d'aborder les domaines à améliorer mais aussi, d'affiner les exigences pour les événements futurs, vous devez aussi féliciter l'ensemble de l'équipe pour la qualité de service qu'il aura délivré durant le déroulement de l'événement.